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复合型文秘的培养与文秘专业的就业前景基于嘉兴市企业的实地调查
文秘是我国政府机关、企事业单位普遍设置的一个行政职位,是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和服务人员,以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办事、办会等为主要职能,可以说是领导者、主事者的参谋和助手.众所周知,对于文秘这份职业,很多人持不同的看法,但是事实上是很多人并没有真正深刻理解这个问题,只是意识中想当然地认为是这么一回事.如此看来,大概是有一些偏激了,但这也正好从侧面反映了文秘人员所从事的工作内容的单一化以及现在大众对于新文秘人员素质的更高要求.论文基于对上面部分认知的纠偏,立足于从实践出发,对企业进行实地调查,以图能够对文秘专业有个更客观、更符合市场需求的认知.
结合企业实际情况和分布距离等因素,我们以嘉兴市区重点产业园为轴心,通过发放问卷、对相关人员的访问等实地考察方式,走访了新文化广场写字楼、颐高广场产业园、现代广场、人才大厦、电子商务产业园等十多家产业园及三十家公司,了解了目前企业对秘书人员的需求情况及能力要求,并在此基础上,根据在调查中所取得的有关数据,对本文有关文秘的三个内容进行陈述.
根据调查结果显示,在大部分企业的人事部负责人看来,文秘的方向性并不是太明确,即文秘可以是接待人员,可以是助理,可以是前台等等职位.一定程度上来说,这也从侧面反映了企业对于秘书的相关要求是大范围、综合性的.据网上调查数据以及实地考察的相关工作人员的回答,明显体现出来的是一个值得关注的问题,同时也契合了目前大部分企业领导者、相关事业单位对文秘的一个简单认知.
从前期调查的结果来看,许多企业在录用文秘专业毕业生时,有64.95％的公司更看重综合能力,17.53％的公司倾向于专业技能,而16.49％的公司看重社会实践经验.这也说明了企业对秘书人员多向、全面的综合素质的看重.浙江万里学院的罗素平教授在《社会需求型秘书人才培养探析》（2011）中分析得出：“用人单位对秘书的要求发生了很大的变化,不再仅仅局限于文字处理、语言交流和人际交往等层面,而是变得更为综合和全面.”综合上述文秘的现状来看,无论是在谈到企业对于文秘人员综合素质复合型人才的看重方面,还是人才培养方面,都达成了一个共识,那就是对于复合型文秘人才的需求,这是一个不可否认的事实.
随着日益激烈的市场竞争,秘书也面临极大的挑战,所以新时期的秘书人员必须要提高自己的综合素质和能力,成为企业青睐的“复合型人才”,才能在竞争中获得成功.所谓“复合型人才”即指区别于单一型人才的在各个方面都有一定能力,而且在某一个具体的方面出类拔萃的人.传统意义上的秘书知识结构已经远远不能适应现代新形势的需要,秘书人员必须建立合理的知识结构,并且能根据实际工作情况适时进行调整.这些知识的构成首先是基础的科学文化知识,其次是深厚的专业知识.秘书有文字型、技术型、财经型、法律型等类,每一类都需要有广而深的专业知识的支撑.由于所在企业涉及的业务领域的不同,秘书要对业务知识很熟悉.同时企业也会有不同类型的合作伙伴,这就需要秘书不断地积累相关的知识.作为上传下达的人员,秘书还需要有良好的口头表达能力和深厚的文字功底,并且,随着办公自动化的提高,秘书人员还应掌握使用先进设备的能力,以提高工作效率.除此之外,如果在外企工作,外语能力也是必不可少的一项技能.其次,秘书要具有复合型的思维结构.这里的思维结构指秘书在客观事件发生时的分析判断能力和反应能力,特别是发生紧急事件时.秘书在处理危机事件时,应具备较强的应变能力.
上文我们只是阐释了何为“复合型人才”,而重点是我们怎样才能培养这种复合型能力？怎样才能转变为符合市场需求的复合型人才？为此,我们首先要做的就是学好理论知识.但理论是实践的基础,只有我们具备了充足的理论知识,才可以在实践环节更具优势.其次,要积极参与社会实践.社会实践活动在巩固我们所学的理论知识的同时,也能引导我们去接触社会.
总的来说,随着社会多元化的发展,单一型的秘书已经不再适应市场的需求.浙江长征职业技术学院应用语言系文秘教研室副教授刘艺虹、广西国际商务职业技术学院副教授韦晓军和白城师范学院教授于秀斌的《基于浙江中小民营企业需求的高职文秘专业改革探索》（2011）一文以浙江省中小民营企业文秘人才需求调查为依据,得出了以下结论：“在市场经济条件下,企业对文秘人才的要求更高,中小民营企业往往要求文秘人员身兼数职,集文秘、人事、档案、财务、会务工作于一身.其次,对文秘专业人才的知识和能力需求趋向复合型.”而且根据调查数据,有71.13％的公司认为应培养能适应不同岗位的复合型人才；20.62％的公司认为应培养更高层次的管理人才；只有7.22％的公司认为应培养能胜任专职的文秘人员.这也着重说明了培养复合型人才的必要性.
从目前文秘职位的空缺以及企业对文秘人员的要求来看,正是由于企业对于复合型人才的需求,以及市场空缺剧增的发展大趋势,而且文秘人员自身对于自己的能力的有意识地加强,文秘的就业前景可以说还是相当广阔的.具体从三个方面来进行详细说明：首先,文秘人员具有相当强的综合能力,他们不再仅仅局限于文字处理、语言交流和人际交往等层面,而是身兼数职,集文秘、人事、档案、财务、会务工作于一身,从而变得更为综合和全面,现在的大部分秘书工作人员不仅具有一定的管理知识、法律知识,还有金融财会知识和外语水平.满足了企业对于人才的需求,很多工作不再需要层层下达、层层分工,仅仅招聘一个专业的秘书人员就可以胜任很多工作.其次,尽管很多企业对于文秘的性别要求持有各自的看法,但是不可否认,这份职业的需求量还是存在上升的趋势的.数据显示,其中倾向于女性的比例高达60.82%,男性比例仅占1.03%,视岗位而定的也占有相当大的比例,为28.57%.最后,随着市场经济的不断发展,竞争愈演愈烈,企业要在市场中占有一席之地,就必须提高内部的综合竞争力.而秘书在企业中正好有着不可替代的地位,起到了为领导出谋划策、排忧解难、上传下达的作用.
作为一个不可缺少的岗位,文秘在各行各业中扮演着一个十分重要的角色.正是因为有着强大的工作能力和复合型的知识需要,促使文秘的就业前景呈现极为可观的趋势.这也可以说是这个岗位的独有的优势.综合上文的分析来看,只要文秘工作人员积极提高自身的专业知识、了解相应的法律法规,注重自己情商的培养,善于沟通合作,熟悉基本的礼仪,无论对外交涉还是对内增加竞争力,或是一个企业的形象担当,这种复合型的文秘都是各企业单位、团体急需的人才.文秘职业本身就是一个不断深造、不断积累、不断提升的过程,在越发激烈的竞争中,文秘人员要想在市场上取得一席之地,就需要比其他专业技术性人才付出更多的努力去学习更丰富的知识,也要不断去增加自己的知识储备和更新自己的知识结构,这样才能适应市场的需求以求发挥自己的优势,展现自己的能力.
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